Wenn Du die Ehre hast, einen Workshop zu moderieren, kennst Du ganz bestimmt die leidige Thematik der Vorbereitung. Eine gute Vorbereitung ist allerdings mehr als die halbe Miete. Dies müssen wir uns immer wieder vor Augen führen.
Ich erinnere mich selbst an viele Situationen, in denen Kollegen ein oder – wenn es wirklich gut gelaufen ist – zwei Tage vor dem Workshop auf mich zugekommen sind und gefragt haben, wie wir die Agenda des Workshops aufziehen können und wie wir den Ablauf genau gestalten. Am Ende war der Workshop eine Kombination aus Vortrag und Diskussionsrunde bzw. Fragerunde. Das war dann bereits ein sehr interaktiver Workshop. Wir hatten ja alle Teilnehmer in die Fragerunde bzw. die Diskussion eingebunden.
Spannend wurde die Vorbereitung meist dadurch, dass am Vorabend des Workshops noch ein Thema unbedingt auf die Agenda musste. Und so wurde aus der Planung eigentlich mehr ein improvisiertes Vorgehen.
Damit ist nun Schluss! Denn im Laufe der Zeit habe ich immer wieder Kleinigkeiten an unserer Workshop-Vorbereitung angepasst. Ich habe gelernt, dass die Agenda und der Ablauf nicht die wichtigsten Punkte eines Workshops sind. Und aus all meinen Learnings habe ich das Workshop-Planning-Canvas kreiert, das Dir dabei hilft, Deinen Workshop strukturiert zu planen und Themen vom Vorabend auch begründet abzulehnen, wenn sie nicht zum übergeordneten Workshop-Ziel passen.
Das Workshop-Planning-Canvas enthält alle wesentliche Aspekte der Workshop-Vorbereitung. Es dient zudem als Gesprächsleitfaden zur Auftragsklärung für den Workshop, den Du moderieren sollst.
Starte mit den organisatorischen Aspekten zum Workshop, also wann der Workshop geplant ist und wie viel Zeit ihr habt.
Als nächstes kannst du dich mit der Ausgangssituation vertraut machen. Hier ist es wichtig zu verstehen, was der Grund für den Workshop ist und ob es bereits Input aus vorherigen Terminen gibt, auf denen aufgebaut werden soll.
Wenn Du die Ausgangssituation kennst, ist es wichtig das Ziel des Workshops zu definieren. So klärst Du, was genau ihr erreichen wollt. Am besten ist es, das Ziel wirklich nur mit einem oder zwei Sätzen zu beschreiben.
Kläre im Zusammenhang mit dem Ziel auch, welche Themen "out of scope" sind, also welche Themen ihr bewusst ausklammert und nicht im Workshop besprechen wollt. Das hilft euch dabei, euch auf die Themen zu fokussieren und hilft Dir als Moderator einzugreifen, wenn die Gruppe in diese Themenfelder abdriften würde.
Anschließend kannst Du Dich mit den Teilnehmern beschäftigen. Für den Ablauf des Workshops ist es essentiell, die Hintergründe der Teilnehmer zu kennen. Sprich mit dem Auftraggeber des Workshops über die Teilnehmer. Es ist wichtig zu wissen, wer teilnimmt und was die Rollen der Teilnehmer sind. Holt euch zudem auch die Infos über deren Vorkenntnisse sowie ihre emotionale Einstellung zu den Themen. Damit auch die richtigen Teilnehmer im Meeting dabei sind, kläre ab, wie sie zur Erreichung des Workshop Ziels beitragen können. Für die Stimmung und den Ablauf des Workshops ist es für Dich auch wichtig zu wissen, ob es Besonderheiten zu den Teilnehmern gibt oder Du Spezifika zur Teamzusammensetzung wissen musst.
Am Ende der Workshop-Vorbereitung kannst Du detailliert auf die Agenda eingehen. Was sind die Themen, die im Workshop bearbeitet werden sollen? Gleiche am Besten direkt im Gespräch ab, ob diese zum Ziel des Workshops und dem erwarteten Output passen. Dabei hilft es Dir, auch das jeweilige Ziel des Themas zu definieren.
Das Template kannst Du Dir kostenlos unter folgendem Link downloaden: www.kerstin-weichselsdorfer.de/downloads
Viel Spaß bei der Vorbereitung deines nächsten Workshops :)