Die meisten kennen die agilen Methoden aus der Arbeit mit dem Scrum Framework, aus einem Design Sprint oder auch aus verschiedenen Qualifizierungen im Bereich der Agilität. Wir nutzen die agilen Methoden daher, um ein Projekt zu bearbeiten oder ein neues Produkt zu generieren und zu testen. Aber die agilen Methoden können wir auch in ganz anderen Bereiche unser täglichen Arbeit einsetzen - ohne direkt an einem Projekt zu arbeiten oder eine neue Produktidee zu verfolgen.
Eines dieser Themenfelder sind Meetings. Gerade das vergangene Jahr war geprägt von der Online-Variante der Meetings. Wir haben oft das Gefühl, dass uns etwas fehlt. Dabei gehen wir auch das ein oder andere Mal davon aus, dass das Meeting auch nicht unbedingt effizient war. Doch was macht für uns ein effizientes Remote Meeting aus?
Die meisten Aussagen, die ich bezogen auf diese Frage höre, sind:
dass die Ziele des Meetings erreicht wurden
dass alle Teilnehmer aktiv am Meeting teilnehmen
dass gemeinsame Entscheidungen getroffen werden
dass ein wertschätzender Umgang herrscht
dass jeder gehört wurde
Damit eure Remote Meetings ein Erfolg werden, habe ich ein paar Workhacks für euch, die alle agile Methoden sind und aus dem Scrum Framework oder dem Design-Thinking-Ansatz stammen. Diese agilen Workhacks könnt ihr sofort in eure Remote Meetings integrieren.
Damit das Ziel des Meetings erreicht wird - was ja eines der Kernaussagen in Bezug auf ein erfolgreiches Remote Meeting ist - müsst ihr ein Ziel definieren. In meinem Blogpost zum Workshop Planning Canvas findet ihr ein Template, das euch bei der Definition und dem Ablauf eures Meetings hilft.
Workhack #1 - Check-In
Check-Ins werden in agilen Abläufen meist als Icebreaker eingesetzt. Gerade in größeren Runden fällt es vielen Teilnehmern oft schwer, sich zu beteiligen und die eigene Meinung oder die eigenen Gedanken in der großen Runde zum Besten zu geben. Zudem hilft eine Check-In-Runde dem Team, Empathie für seine Teammitglieder aufzubauen. Jeder im Team weiß, was der andere gerade denkt, fühlt oder mit was er zu kämpfen hat.
Als Moderator des Meetings startet ihr direkt zu Beginn mit einer kurzen Check-In-Runde. Nach eurem Aufruf vervollständigt reihum jeder Teilnehmer den genannten Satz oder beantwortet die von euch gestellte Check-In-Frage.
Beispiele für solche Check-In-Aussagen oder Fragen könnten sein:
Wie war dein Tag bislang?
Heute ist meine größte Herausforderung …
Was würdest du jetzt machen, wenn du nicht in diesem Meeting wärst?
Homeoffice bedeutet für mich ….
Wichtig dabei ist, dass alles gesagt werden kann und keiner der Meetingteilnehmer unterbricht oder das Gesagte kommentiert. Die Teilnehmer sollen sich bei der Beantwortung der Frage möglichst kurz halten.
Probiert es mal aus und startet mit einer Check-In-Runde in euer nächstes Remote Meeting. Es hilft euch, die Teilnehmer aktiv ins Meeting einzubinden und auch einen wertschätzenden Umgang im Meeting zu verfolgen.